Gegevensbescherming
AdvoWhistle is ons klokkenluidersysteem. Medewerkers, klanten, zakenpartners of andere klokkenluiders kunnen AdvoWhistle gebruiken om vermoedelijke overtredingen van wetten en interne regels te melden bij het interne meldpunt. AdvoWhistle maakt deel uit van ons compliance managementsysteem.
Wie is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking?
De verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van de gegevensbeschermingswetgeving is
De verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van de gegevensbeschermingswetgeving is
Haefen und Gueterverkehr Koeln AG
Am Niehler Hafen 2
50735 Cologne
Am Niehler Hafen 2
50735 Cologne
Als u vragen of suggesties hebt met betrekking tot gegevensbescherming, kunt u ook per e-mail contact met ons opnemen op presse(at)hgk.de.
U kunt onze functionaris voor gegevensbescherming als volgt bereiken
Haefen und Gueterverkehr Koeln AG
Am Niehler Hafen 2
50735 Cologne
E-mailadres: datenschutz(at)hgkgroup.de
Am Niehler Hafen 2
50735 Cologne
E-mailadres: datenschutz(at)hgkgroup.de
Welke gegevens worden verwerkt?
Het gebruik van AdvoWhistle is vrijwillig. Bij meldingen worden de volgende persoonsgegevens verwerkt
Het gebruik van AdvoWhistle is vrijwillig. Bij meldingen worden de volgende persoonsgegevens verwerkt
- Persoon die de informatie verstrekt:
- Naam (indien u uw identiteit bekendmaakt),
- Contactgegevens (als u deze verstrekt)
- Personen die door incidenten worden getroffen:
- Voor- en achternaam,
- Informatie over incidenten en vermoedelijke overtredingen van wet- en regelgeving
- Getuigen en/of derden die in de melding worden genoemd (bijv. klanten, leveranciers, collega's of zakenpartners):
- Voor- en achternaam,
- Contactgegevens
Waarvoor verwerken wij uw gegevens en op welke rechtsgrondslag?
De bovengenoemde gegevens worden verwerkt met het doel om ernstig wangedrag op te sporen en te voorkomen en om bijzonder ingrijpende of voor het voortbestaan bedreigende juridische gevolgen en schade te voorkomen en te verdedigen, zowel voor onze organisatie (strafrechtelijke vervolging, schadeclaims, reputatieschade, toezichtmaatregelen) als voor onze medewerkers. De rechtsgrondslag voor de verwerking is onze wettelijke verplichting op grond van art. 6 lid 1 lit. c GDPR om te voldoen aan de bepalingen van art. 10 van de duitse Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).
De bovengenoemde gegevens worden verwerkt met het doel om ernstig wangedrag op te sporen en te voorkomen en om bijzonder ingrijpende of voor het voortbestaan bedreigende juridische gevolgen en schade te voorkomen en te verdedigen, zowel voor onze organisatie (strafrechtelijke vervolging, schadeclaims, reputatieschade, toezichtmaatregelen) als voor onze medewerkers. De rechtsgrondslag voor de verwerking is onze wettelijke verplichting op grond van art. 6 lid 1 lit. c GDPR om te voldoen aan de bepalingen van art. 10 van de duitse Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).
Wie ontvangt mijn gegevens?
Als onderdeel van de audits, onderzoeken en te nemen herstelmaatregelen kan het nodig zijn om informatie over een gemeld incident door te geven aan externe adviseurs (bijv. juridische adviseurs) of aan de bevoegde autoriteiten.
Als onderdeel van de audits, onderzoeken en te nemen herstelmaatregelen kan het nodig zijn om informatie over een gemeld incident door te geven aan externe adviseurs (bijv. juridische adviseurs) of aan de bevoegde autoriteiten.
De technische werking van AdvoWhistle wordt namens ons uitgevoerd door de gespecialiseerde softwaredienstverlener iComply GmbH, Große Langgasse 1 a, 55116 Mainz, Duitsland.
Op welke rechten inzake gegevensbescherming hebt u recht?
U hebt het recht om, op verzoek en kosteloos, informatie te ontvangen over de persoonsgegevens die over u zijn opgeslagen, de herkomst en ontvangers ervan en het doel van de gegevensverwerking. Als wij uw gegevens verwerken op basis van ons legitieme belang, hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking als er legitieme redenen zijn die voortvloeien uit uw specifieke situatie (recht op bezwaar). Daarnaast heeft u het recht op rectificatie van onjuiste persoonsgegevens, het recht op wissing van persoonsgegevens, het recht op beperking van de verwerking van persoonsgegevens en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. U kunt te allen tijde contact met ons opnemen met betrekking tot deze en andere vragen over persoonsgegevens. Tot slot hebt u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming als u van mening bent dat de verwerking van uw gegevens in strijd is met de wetgeving inzake gegevensbescherming of dat uw rechten op het gebied van gegevensbescherming op een andere manier zijn geschonden.
U hebt het recht om, op verzoek en kosteloos, informatie te ontvangen over de persoonsgegevens die over u zijn opgeslagen, de herkomst en ontvangers ervan en het doel van de gegevensverwerking. Als wij uw gegevens verwerken op basis van ons legitieme belang, hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking als er legitieme redenen zijn die voortvloeien uit uw specifieke situatie (recht op bezwaar). Daarnaast heeft u het recht op rectificatie van onjuiste persoonsgegevens, het recht op wissing van persoonsgegevens, het recht op beperking van de verwerking van persoonsgegevens en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. U kunt te allen tijde contact met ons opnemen met betrekking tot deze en andere vragen over persoonsgegevens. Tot slot hebt u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming als u van mening bent dat de verwerking van uw gegevens in strijd is met de wetgeving inzake gegevensbescherming of dat uw rechten op het gebied van gegevensbescherming op een andere manier zijn geschonden.
Hoe lang worden de persoonlijke gegevens bewaard?
De documentatie van meldingen en de persoonlijke gegevens daarin worden over het algemeen drie jaar na beëindiging van de procedure verwijderd. De documentatie kan in individuele gevallen langer worden bewaard om te voldoen aan de eisen van de duitse Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) of andere wettelijke bepalingen, zolang dit noodzakelijk en proportioneel is. Een eindbeoordeling wordt ook opgeslagen voor documentatiedoeleinden.
De documentatie van meldingen en de persoonlijke gegevens daarin worden over het algemeen drie jaar na beëindiging van de procedure verwijderd. De documentatie kan in individuele gevallen langer worden bewaard om te voldoen aan de eisen van de duitse Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) of andere wettelijke bepalingen, zolang dit noodzakelijk en proportioneel is. Een eindbeoordeling wordt ook opgeslagen voor documentatiedoeleinden.